Les organes qui composent le réseau depuis sa constitution sont le Secrétariat technique et la Présidence, postes tous deux occupés par des membres associés du réseau, c’est-à-dire par des villes ou des gouvernements locaux ayant déjà adhéré à l’OIDP.
Dans l’intention de doter le réseau de structures objectives et claires de fonctionnement, des règlements internes, aussi bien pour une fonction que pour l’autre, ont été rédigés. Ces deux protocoles fixent non seulement la mission du Secrétariat technique et de la Présidence mais aussi le mode d’élection de chacun d’eux:
Présidence
PrésidenceLa Présidence est exercée par la ville qui, par décision de consensus prise au cours de l’assemblée annuelle interne des membres associés du réseau, et après avoir présenté sa candidature, deviendra le siège de la conférence annuelle de l’OIDP. Selon la dynamique d’alternance des villes où se tient la conférence, chaque année la ville siège devra appartenir à un continent différent. La durée d’exercice de la Présidence de l’OIDP est d’une année. Les villes qui ont occupé la Présidence du réseau depuis 2001 sont : Barcelone (Espagne), Quezaltenango (Guatemala), Lille (France), Buenos Aires (Argentine), Donostia-San Sebastián (Espagne), Nanterre (France) et La Paz (Bolivie). Pour l’année 2009, et jusqu’au mois de novembre prochain, c’est la ville italienne de Reggio Emilia qui détient la présidence du réseau.
Secrétariat technique
Secrétariat technique
Le Secrétariat technique est représenté par une ville ou un gouvernement local pour une période de trois ans renouvelables. De même que dans le cas de la Présidence, la décision est prise par consensus sur présentation de la candidature et après approbation de celle-ci dans le cadre de l’assemblée annuelle des membres associés. Depuis la constitution du réseau, la mairie de Barcelone exerce la fonction de Secrétariat technique de l’OIDP. Le Secrétariat technique a pour fonction de gérer au quotidien le réseau, le site ainsi que la médiathèque, d’élaborer les publications propres, de préparer, organiser et dynamiser les initiatives de l’Observatoire, ainsi que d’apporter son soutien à l’organisation de la conférence internationale annuelle, en plus d’exercer la représentation de l’Observatoire auprès des différentes instances avec lesquelles l’organisation est en rapport.
En 2004, un nouvel organe a été créé en vue d’améliorer le fonctionnement du réseau, à savoir :
Comité de coordination
Comité de coordination
Le Comité de coordination. Il est composé des associés et des partenaires les plus actifs et les plus engagés du réseau. Ce comité se réunit plusieurs fois par an, en profitant du cadre de la conférence annuelle ou d’autres évènements, dans le but de faire un suivi des projets et des initiatives du réseau tout en apportant des propositions et des suggestions pour les améliorer et en assurer le bon déroulement.
