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De GestiónInformación

                             GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

I. INTRODUCCIÓN II. OBJETIVO III. METODOLOGÍA IV. CONTENIDO (CONCEPTOS CLAVES, DESARROLLO) V. PRODUCTOS (QUE SE VA A PRODUCIR; DOCUMENTO FINAL, CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES, ETC.) VI. CRONOGRAMA

I.- INTRODUCCIÓN:

Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de la participación. A través de la Gestión en la Comunicación Interna se facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal con el objeto de: - Promover la comunicación entre los miembros - Facilitar la integración entre las realizaciones personales y las institucionales - Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de los miembros - Contribuir a la creación de espacios de información, participación y opinión.

Es en este sentido se analizan las diferentes acepciones de los términos gestión de la información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad, así como su relación con la actividad de las instituciones de información. Se demuestra que la presencia de uno condiciona la de los otros, si se considera a la institución de información como una organización del conocimiento y de excelencia.

En la era de la información, de la explosión de sus tecnologías, se vive la etapa en la que la humanidad ha alcanzado un desarrollo imprevisible; cada día son mayores las diferencias sociales, políticas y económicas. Se habla constantemente sobre la sociedad de la información, es visible el paso de las sociedades industriales a las posindustriales y del conocimiento, donde el factor esencial de progreso es el conocimiento. Esta nueva sociedad, con organizaciones basadas en el aprendizaje, cuyo su capital más preciado es el ser humano, se sustenta en un desarrollo tecnológico sin precedentes, es el punto en el cual las grandes compañías planifican sus productos en función de la gestión del conocimiento y de la viabilidad para su obtención.

En este contexto, debe entenderse que las tecnologías de información y las telecomunicaciones no son más que un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento, el conocimiento es factor fundamental para la creación de riquezas. En la era de la información, uno de los principales problemas es su exceso, es necesario invertir mucho tiempo en ella debido, entre otras causas, a la liberación de los mecanismos regulatorios existentes en materia de publicaciones, sobre todo como resultado del surgimiento y desarrollo de Internet; por esta razón, es frecuente encontrar un número significativo de publicaciones redundantes y de baja calidad mezcladas con otras importantes y sólidas, difíciles de hallar entre la información ruidosa que la "envuelve". Son múltiples las definiciones de un mismo concepto, por ejemplo, existe una multitud de definiciones, que en su conjunto son bastante dispares y, en muchos casos, ambigua.

II.- OBJETIVO:

- Desarrollar nuevas formas de organización de la ciudadanía para que exista una retroalimentación entre todos los actores, con el consiguiente enriquecimiento y ajuste en la renovación de la gestión de la información. - Establecer un abanico amplio de formas y órganos de participación que permita que todos aquellos ciudadanos que lo deseen tengan oportunidades de participar. - Potenciar tanto la participación individual de los vecinos como a través de las entidades ciudadanas. - Promover el acceso a la participación lo más amplio y equitativo posible haciendo un esfuerzo por llegar a los ciudadanos y entidades menos receptivos a la participación. - Lograr una gestión de la información mediante la transparencia municipal, de modo que la ciudadanía estén informados de las actuaciones municipales, las autoridades conozcan las necesidades y demandas de los ciudadanos, y ambos debatan sobre los problemas del municipio y sus soluciones. - Perfeccionar el acceso a la información para lograr una gestión eficaz. - Generar nuevas formas y espacios para generar información entre la ciudadanía y el municipio, con el objetivo de construir políticas y programas de desarrollo.

III.- METODOLOGÍA:

La metodología de trabajo buscará una interrelación entre los diferentes participantes para enriquecer el documento, que permita la construcción del proceso de la gestión de la información. Se realizará la sistematización correspondiente sobre los lineamientos generales de la gestión de la información en la participación ciudadana, potenciando la difusión de avances entorno los cuatro ejes propuestos y colaborando con la disponibilización de ideas que ayuden a analizar otras experiencias.

Las diferentes ciudades y organizaciones participantes del Grupo de Trabajo (Gestión de la Información) deberán presentar sus contribuciones a partir de los cuatro ejes propuestos, pudiendo inclinarse por una temática específica, o sugerir la inclusión de nuevos temas. La ciudad coordinadora del Grupo de Trabajo (La Paz), organizará la comunicación entre las participantes y la sistematización de las informaciones.

IV.- CONTENIDO:

- Elementos de la Gestión de la Información - Gestión de la Información- Gestión del conocimiento - Sistema de Información Ciudadana - Transparencia en la información ciudadana - Redes de Comunicación - Participación Ciudadana como herramienta de gestión de información

En la actualidad, es común escuchar acerca de la importancia de la información, sin que, en ocasiones, se conozca si es una afirmación validada sobre un acontecimiento. Para muchos, es evidente que la información puede llevar a fines diversos y que no necesariamente tienen que estar relacionados con un hecho científico, por ejemplo, el trabajo de un pintor no tienen por que ser un trabajo científico, para tener importancia y establecer una comunicación con la sociedad. Así como este ejemplo existen profesiones que generan productos, y que no requiere de un reconocimiento científico para su aceptación.

Como podemos darnos cuenta, no todo requiere de un proceso lógico para ser representativo, por ejemplo el arte o la historia. Sin embargo, para los profesionales de la educación, generadores de nuevos conocimientos, investigadores, etc. se requiere de una serie de procesos que generen información de interés, que además pueda ser reproducida y entendida bajo una lógica formal del pensamiento . La misma naturaleza nos muestra como se requiere de un método para generar un fenómeno, nosotros mismos como humanidad somos el producto de un procesos que ha estado asociado con una serie de acontecimientos y que a lo largo de la historia nos ha dado la estructura física con la que contamos hoy.

El modelo de participación ciudadana apuesta por el desarrollo de mecanismos que, basados en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, permitan la participación ciudadana en el diagnóstico de situaciones y en la formulación de políticas públicas, con fórmulas ágiles y rápidas de participación: sondeos de opinión, encuestas de satisfacción de los usuarios de servicios, foros, etc.

La participación es uno de los pilares sobre los que se asienta la idea de democracia. Esta vinculación entre participación y democracia adquiere un significado esencial en el ámbito local, pues es a este nivel de gobierno al que los ciudadanos asocian con mayor intensidad el valor de la participación y al que exigen, en consecuencia, unos estilos de gobierno más participativos.

Por otra parte, el desarrollo de la participación contribuye a potenciar otros valores básicos de la democracia local, de modo que una participación amplia, plural, equitativa y equilibrada es uno de los mecanismos de control más poderosos con los que cuenta la ciudadanía, resultando así un estímulo eficaz para impulsar la transparencia en la gestión pública. La participación propicia la receptividad de los gobiernos, pues los intercambios entre ciudadanos y autoridades locales permiten ajustar mejor las políticas y los servicios públicos a las preferencias de los ciudadanos.

Hoy nadie discute que la democracia participativa es un complemento necesario del sistema representativo. La participación permite converger en la elaboración de las políticas municipales a los distintos grupos de interés, sectoriales y territoriales, llegando a acuerdos entre las partes y estableciendo equilibrios y controles mutuos. La participación se convierte así en un instrumento para la resolución de los problemas que plantea el ejercicio del gobierno, facilita la toma de decisiones, favorece el consenso y evita conflictos.

Es así que la participación es también un factor de racionalización y de modernización en el funcionamiento de la Administración Pública, potenciando la eficiencia en la gestión municipal, e incrementando así el bienestar social y la calidad de vida de los ciudadanos. La participación ciudadana es, en definitiva, un requisito de buen gobierno democrático, y lo es en mayor medida en los gobiernos locales de las grandes ciudades. Desde el enfoque de la participación ciudadana la Gestión de información, comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada.

Una adecuada gestión de la información, en el contexto de una gerencia de la calidad, posibilita reducir los riesgos en la administración de la organización, como son la toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes, la entrada al mercado con productos no competitivos, entre otros, que ocasionan pérdidas y reducen su competitividad en el mercado. Obtener la información necesaria, con la calidad requerida, es una premisa indispensable para la supervivencia de las empresas, si se considera que las organizaciones acortan cada vez más sus ciclos estratégicos y que la toma de decisiones, así como el cambio es contínuo. Es obvio que una eficiente gestión de la información, como parte de la aplicación de una política de gestión de la calidad, garantiza no sólo que las instituciones de información presten servicios eficientes, sino que la participación ciudadana permita que la ciudadanía se involucre en los procesos participativos.

Una vez establecidas, las políticas deben especificar las metas, las cuales deben expresarse en cifras y términos concretos: personal requerido, costos, volúmenes de producción, plazos de entrega, etc. Sin información de calidad, sin los datos o los conocimientos necesarios, es imposible gestionar Calidad. Una de las vertientes de la gestión de la información, en función de la gestión de la calidad, es la identificación de los errores y sus causas. La transparencia en el flujo de información garantiza la implantación de los enfoques de la gestión de la calidad en la organización.

La información es un agente importante en la modificación de las conductas existentes en la organización, su correcta gestión es una herramienta fundamental para la toma de decisiones, la formación del personal, la evaluación de los productos, la determinación de los errores y el control de los procesos. La información es un recurso vital para el desarrollo de la organización. El carácter intangible de la información ha hecho que muchos directivos de la organización no inviertan los recursos suficientes para las actividades de información.

La Gestión del conocimiento, es un proceso mediante el cual se desarrolla, estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización. Otros autores la definen como un conjunto de actividades y prácticas orientadas a la adquisición más eficiente de las habilidades asociadas con un conocimiento y su correcta utilización, con el propósito de obtener los mejores resultados en el desarrollo de las actividades de una determinada organización.

V.- PRODUCTOS:

- Documento de sistematización, análisis de procesos participativos, donde estén reflejados indicadores a través de la gestión de la información. - Contribuir a generar una cultura para la participación ciudadana que amplíe la visión y la intervención de la ciudadanía y ésta fortalezca así su poder en el sistema democrático. - Generar información para la identificación, seguimiento y evaluación de la participación ciudadana es decir, conocer la respuesta ante las acciones emprendidas en un determinado periodo municipal. - Promover sistemas de información, dirigidos a conformar un banco de información para la oportuna toma de decisiones. - Impulsar la investigación sobre el comportamiento de la participación ciudadana y el uso de tecnologías territoriales deberán regir el ejercicio de la planeación municipal.

VI.- CRONOGRAMA:

Junio/07 – Definición de los lineamientos generales del documento. Julio: Agoto/07 – Recolección de datos necesarios para la elaboración del documento. Agosto: Septiembre/07 - Análisis y sistematización del material presentado, socialización del cúmulo disponible y presentación de la propuesta inicial de documento. Octubre – Discusión y revisión de la propuesta de documento. Noviembre – Presentación del documento y resultados obtenidos.

Herramientas de Gestión

Es importante la generación de distintos Soportes de Comunicación Interna para que sea más rica la comunicación. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC) abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia e Hipermedia. El desarrollo de este último tema merece capítulo aparte.

Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma múltiple con un destinatario común sino personalizada.

Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Es necesario que su contenido este ordenado para que visualmente sea de rápida lectura y notorio el cambio periódico de su información. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

Cuadernillo de Bienvenida: Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello algunas organizaciones diseñan este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

Manuales de estilo: Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.

Folletos: Sobre temas particulares como las coberturas de las ART o ¿Qué hacer frente a un accidente laboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concientización inerna.

Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entre la redacción y el personal.

Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

Línea abierta o Línea directa: Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los pocos días se deben contestar los mensajes.

Buzón de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Medios electrónicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolución Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente a frente. Un número creciente de redes se intercalan y organizan la interacción. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de individuo a individuo, sino también de los individuos con la organización como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar:

E-mail: Sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del destinatario.

Intranet: Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red.

Listas de distribución y foros de discusión por internet: puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.

En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo para los integrantes de la institución e implementar los foros.

Evaluar: La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.

Es en este sentido se analizan las diferentes acepciones de los términos gestión de la información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad, así como su relación con la actividad de las instituciones de información. Se demuestra que la presencia de uno condiciona la de los otros, si se considera a la institución de información como una organización del conocimiento y de excelencia.